浅谈办公自动化及其在煤矿中的推广应用

关键词：办公自动化；网络技术；开发应用；煤矿 
前言
信息技术的发展，特别是网络技术的发展，正在改变着人们几千年来形成的信息传递方式、人际间的沟通方式和社会管理的组织方式。办公自动系统（Office  Automation  System）是基于先进的网络互联基础上的分布式软件系统，通过有效的资源共享和信息交流，达到提高个人工作效率、降低劳动强度、减少重复劳动的目的[1]。
  煤炭是我国的主要能源，煤炭工业的发展保证并促进了国民经济的发展，而安全则是煤炭生产高速发展的基本保证，但是由于我国煤炭安全工作的基础比较薄弱，安全监测手段长期以来比较落后，缺乏足够的监督手段，安全生产形势不容乐观[2]。煤矿安全管理信息系统实现早期由于各方面技术水平的限制，各环节相互独立，利用效率低下，可靠性也低。随着生产规模发展以及管理的需要，简单的自动化系统已经不能满足建设生产需求。随着各项技术特别是网络技术的发展，煤矿企业对信息化建设提出了更高的要求。
1办公自动化的层次及特点
OA（办公自动化）技术分三个不同的层次：第一个层次只限于单机或简单的小型局域网上的文字处理、电子表格、数据等辅助工具应用，一般称之为事务型办公自动化系统。随着三大核心支柱技术：网络通讯技术、计算机技术和数据库技术的成熟，世界上的OA已进入到新的层次，在新的层次中系统有四个新的特点：
（1）集成化。软硬件网络产品的集成，人与系统的集成，单一办公系统同社会公众信息的集成，组成了“无缝集成”的开放式系统。
（2）智能化。面向日常事务处理，辅助人们完成智能性劳动，如：汉字识别，对公文内容的理解和深层处理，辅助决策及处理意外等。
（3）多媒体化。包括对数字、文字、图像、声音和动画的综合处理。
（4）运用电子数据交换（EDI）。通过数据通讯网，在计算机间进行交换和自动化处理。这个层次包括信息管理型OA系统和决策型OA系统。
办公事务OA中，最为普遍的应用有文字处理、电子排版、电子表格处理、文件收发登录、电子文档管理、办公日程和管理、人事管理、财务统计、报表处理、个人数据库等。这些常用的办公事务处理的应用可作成应用软件包，包内的不同应用程序之间可以互相调用或共享数据，以便提高办公事务处理的效率。这种办公事务处理软件包应具有通用性，以便扩大应用范围，提高其利用价值。
信息管型OA系统是第二个层次。随着信息利用重要性的不断增加，在办公系统中对和本单位的运营目标关系密切的综合信息的需要日益增加。信息管理型的办公系统，是把事务型（或业务型）办公系统和综合信息（数据库）紧密结合的一种一体化的办公信息处理系统。综合数据存放有关单位的日常工作所必需的信息上。例如，在政府机关，这些综合信息包括政策、法令、法规，有关上级政府和下属机构公文、信函等政务信息； 一些公用服务事业单位的综合数据库包括和服务项目有关的所有综合信息； 公司企业单位的综合数据库包括工商法规、经营计划、市场动态、供销业务、库存统计、用户信息等。作为一个现代化的政府机关或企、事业单位，为了优化日常的工作，提高办公效益和质量，必需具备本单位的各个部门共享的这一综合数据。这个数据库建立在事务级OA系统基础之上，构成信息管理型的OA系统。
决策支持型OA系统是第三个层次。它建立在信息管理级OA系统的基础上。它使用由综合数据库系统所提供的信息，针对所需要做出决策的课题，构造或选用决策数字模型，综合有关内部和外部的条件，由计算机执行决策程序，作出相应的决策。
事务级OA系统、信息管理级OA系统和决策支持级OA系统是广义的或完整的OA系统构成中的三个功能层次。三个功能层次间的相互联系可以由程序模块的调用和计算机数据网络通信手段做出。一体化的OA系统的含义是利用现代化的计算机网络通信系统把三个层次的OA系统集成一个完整OA系统，使办公信息的流通更为合理，减少许多不必要的重复输入信息和环节，以期提高整个办公系统的效率。一体化、网络化的OA系统的优点是，不仅在本单位内可以使用办公信息的运转更为紧凑有效。而且也利于和外界的信息沟通，使信息通信的范围更广，能更方便、快捷地立远距离的办公机构间的信息通信，并且胡可能融入世界范围内的信息资源共享。
例如，市政府办公机构，实际上经常定期或不定期的收集各区、县政府和其它机构报送的各种文件，然后分档存放并分别报送给予有关领导者阅读、处理，然后将批阅后的文件妥善保存，以便以后查阅。领导者研究各种文件之后作出决定，一般采取文件的形式向下级返回处理指示。这一过程，是一个典型的办公过程。但应当注意到，领导在分析决策时，可能要翻阅、查找许多相关的资料，参照研究，才能决策，所以相关的资料查询、分析，决策的选择也属于信息处理的过程。
这个例子中，信息以文件方式传递、处理； 领导查阅，参照有关法规也是信息，这是数据信息。研究决定过程，主要是领导者的意志。但是客观信息分析，可以做出几种可先择的方案。在这个全过程中，如果采用计算机处理来往的文件，可以说是初步程度的自动化。
如可以用计算机查询各种资料数据，这是更进一步的自动化，如果由计算机自动分析有关本事件的资料，自动提供若干个供决策者采用的可能决策，则是更深层次的人工智能观念的办公自动化。
另外，如果办公系统是一个集成的计算机网络系统，可能通过网络传递信息，可以远程处理业务，那这就是一个更进一步的网络化的办公室自动化系统。
所以，办公自动化系统本身是一个多层次的系统，在各种层面上可以说实现了办公化和一部分业务，而从最初级的自动化开始，随着采用的技术不同而逐步构成一个更高级的自动化系统。
2办公自动化建设对煤矿发展的作用 
办公自动化是实现煤矿安全生产、管理现代化的手段，是煤矿发展的必然趋势。
（1）借助因特网为煤矿提供最新市场信息和技术动态，网上发布产品信息，塑造煤矿形象。
（2）信息技术应用于煤矿管理，使职能部门有机的结合在一起，大大提高了管理效能。
（3）通过内部信息网提高煤矿材料和设备的管理水平，减少物质消耗。
（4）通过信息化建设使信息传递的速度明显加快，信息的质量大大提高，从而减少决策的失误。
3煤矿办公自动化建设实施的步骤
（1）根据本矿的技术力量和应用要求，选择主流技术和设备建立本矿的计算机网络，同时选择好的符合自身特点的系统软件。
（2）在网络上建立人事、财务、材料、设备等大型的数据库，大力挖掘有用的信息资源，让大量有价值的、有序的信息在网上流动。
（3）利用现有的软件技术开发矿进安全监察管理、物料流动管理等基于计算机网络的辅助管理系统。
（4）基础网络和数据建立起来后，按信息流的要求对煤矿传统的工作流程进行改造，建立高效的生产管理系统。
4 结束语
煤矿办公自动化是利用信息化技术集成和控制煤矿管理、安全、生产、经营活动中的所有信息，实现内部信息资源的共享和有效利用，加强煤矿运作控制，进而实现煤矿粗放型管理向明细化管理的转变。
参考文献:
[1] http://www.qikanwang.net平煤集团办公自动化系统开发与应用平煤集团办公自动化系统开发与应用.
[2] 王强，煤矿信息化建设探讨[J].山西焦煤科技，2009年6月.